¿Está su empresa protegiendo la información que sostiene su negocio?

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Anna Catalina Pérez Torres | Holland & Knight Asociada

En un entorno empresarial cada vez más regulado y expuesto a riesgos reputacionales, legales y financieros, el cumplimiento corporativo ha dejado de ser una función accesoria para convertirse en un pilar estratégico de la gobernanza empresarial. Las organizaciones que gestionan proactivamente sus obligaciones normativas no solo evitan sanciones, sino que fortalecen su posicionamiento competitivo, la confianza de sus clientes y la sostenibilidad de sus operaciones a largo plazo.

El compliance puede entenderse a partir de tres dimensiones complementarias que, en conjunto, conforman un sistema integral de gestión del riesgo corporativo. Estas dimensiones son: el manejo de riesgos asociados a LA/FT/FPADM, la prevención del soborno y la corrupción en todas sus formas y la conservación segura de la información en cumplimiento del Habeas Data y las demás normas de protección de datos personales.

Teniendo en cuenta estos tres pilares en el marco de la era digital, vale la pena revisar a detalle lo que implica en una compañía la conservación y gestión de la información, no solo desde la perspectiva de datos personales, sino también de la continuidad y conservación de negocio.

Hoy día la mayor parte de las empresas generan y conservan gran parte de sus documentos de forma electrónica, lo que permite su conservación de forma más simple, accesible y trazable. Sin embargo, la digitalización también implica nuevos desafíos en materia de ciberseguridad, obsolescencia tecnológica y gestión del ciclo de vida de los datos. Para que esta ventaja se traduzca en cumplimiento efectivo, deben definirse políticas de archivo, controles de acceso, copias de respaldo, plazos de conservación y mecanismos que permitan verificar la integridad y recuperar la información cuando sea necesario.

En protección de datos personales, el principio de responsabilidad demostrada (accountability), bajo la Ley 1581 de 2012, exige gestionar un inventario de bases de datos, políticas de tratamiento, autorizaciones y medidas de seguridad de la información. Este enfoque se concreta en obligaciones específicas. El responsable del tratamiento debe conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones de seguridad.

Por ello, las políticas internas efectivas deben traducirse en una estructura administrativa proporcional al tamaño y naturaleza de la organización, mecanismos internos de implementación, entrenamiento y programas de educación continua para todos los trabajadores, contratistas o vinculados que tengan que conocer la información y procesos claros para atender consultas y reclamos de los titulares de la información. Además, resulta de gran ayuda establecer indicadores de cumplimiento y auditorías periódicas que permitan medir la eficacia de los controles implementados. Así, la seguridad de la información deja de ser una declaración formal y se convierte en un proceso verificable, con responsables, controles y evidencias.

La gestión de información no es solo un escudo frente a sanciones: es un activo estratégico que comunica seriedad, genera confianza y facilita relaciones comerciales duraderas. En un mercado donde la transparencia y la protección de datos se han convertido en factores diferenciadores, las organizaciones que integran la conservación segura de la información y el tratamiento adecuado de datos personales en su cultura organizacional se posicionan mejor para operar con seguridad, atraer inversión y evitar la imposición de sanciones por parte de las autoridades competentes.